*Innlegg først publisert 01.02.2018
Hei, og velkommen til første blogginnlegg fra Ctrl Alt Complete! Vi er et nystartet firma som hjelper deg og din bedrift å ta kontrollen tilbake. Selv om firmaet er nytt, har vi mer enn 20 års erfaring innen prosjektstyring, med spisskompetanse innen dokumentkontroll, plan, og kundetilfredshet.
Vi ønsker å feire lanseringen vår ved å dele våre 5 beste tips til god dokumenthåndtering – fordi vi vil hjelpe deg og din bedrift med å bli mer organisert.
1. Enkel tilgang til dokumentasjon
Enkel og rask tilgang til alle dokumenter garanterer at ditt team vil holdes oppdatert, og overholde plan- og tidsfrister/til å holde seg på plan. Den enkleste og tryggeste måten å gjøre dette på, er å bruke et lagrings- og delingssystem som gir personer med tilgang muligheten til å arbeide med dokumentene via PC, tablet eller mobil.
2. Gi dokumenter unik identifisering
Å tildele en unik kode eller nummer til hvert dokument hjelper å identifisere og spore dokumenter – både nå og mange år frem i tid. Dette eliminerer også sannsynligheten for at ellers like dokumenter blir forvekslet med hverandre.
3. Hold alle informert
Dersom det blir foretatt endringer i et dokument er det viktig å ha et system som kan varsle dem som har behov for å få denne informasjonen. Å bruke et dokumenthåndteringssystem kan være med på å gjøre dette på en sømløs og enkel måte. Ctrl Alt Complete hjelper deg å velge et system som automatisk notifiserer relevante personer når endringer er gjort. Du trenger aldri å bekymre deg over at folk bruker en gammel revisjon av et dokument igjen!
4. Velg én distribusjonskanal
For å unngå forvirring og unødvendige komplikasjoner bør du velge én kanal for distribuering av dokumentasjon. Om du velger å bruke et program/system skal ingen endringer eller oppdateringer sendes utenom dette systemet (f.eks. via mail eller papir). Å holde seg til ett system vil gjøre livet enklere for alle.
5. Lagre alt på samme plass
Som nevnt over – å holde seg til ett system vil gjøre livet ditt mye enklere. Det samme prinsippet gjelder for dokumentlagring. Dersom du lagrer digitalt er det lurt å lagre alt på samme plass, enten det er via et program eller på disk. Om du lagrer noen dokumenter digitalt, og f.eks. andre dokumenter på papir i et arkivskap kan du fort havne i en trøblete situasjon.
Dokumentkontroll er ikke alltid enkelt, men med litt planlegging trenger det ikke å by på masse hodebry for å få full kontroll.
Vi vil gjerne hjelpe deg med å sette opp et system eller digitalisere ditt papirarkiv.
Ønsker du mer kontroll? Har du lyst å ha en bedre oversikt over dine dokumenter og oppgaver? Ikke nøl med å ta kontakt!